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Comment organiser une manifestation culturelle?

  • #1
    Une manifestation culturelle est une aventure collective, cela mobilise beaucoup de personnes et demande donc une organisation millimétrée, tant pour le succès de l’évènement que pour pouvoir séduire les partenaires.




    Ce qu'il faut pour organiser une manifestation culturelle:

    • Une équipe
    Le projet sera construit en concertation avec l’équipe, l’entente et la complémentarité feront la cohérence du projet. Pour les petites et moyennes associations, pensez à co-organiser la manifestation avec d’autres structures associatives. Il faudra également penser à intégrer des bénévoles pour compléter l’équipe.

    • Un cadre
    Le cadre c'est limiter la manifestation dans l’espace et dans le temps. Il faut donc penser aux contraintes extérieures dues à la situation du site. Le cadre sous-entend le domaine dans lequel s’inscrit la manifestation  (musique, théatre, cinéma) et le parti pris artistique.
    Le cadre est à la base de la manifestation: il déterminera la programmation.

    • Une programmation
    La programmation est l’ADN du festival c’est ce qui va lui donner son caractère et sa spécificité. La programmation devra répondre au parti pris artistique mais aussi aux contraintes temporelle, spatiale, technique et financière (cachet des artistes, nombre de salariés, location éventuelle de salle...) Cette étape est décisive pour la suite puisque cela va déterminer le budget donc le reste.

    • Un budget prévisionnel
    Le budget prévisionnel (voir ici) est nécessaire pour solliciter des partenaires financiers. Il faut du chiffre pour appuyer la demande de levée de fonds. Le budget doit récapituler les frais induits par la manifestation: cachet des artistes (URSSAF, cotisations sociales, frais de déplacement, d’hébergement, de repas...), location de salle, publicité, fournisseurs, nourriture, boissons, droits d’auteur, impôts et taxes, etc...

    • Des partenaires financiers
    Chaque partenaire a ses motivations propres. Il faut donc trouver un compromis entre les vos intérêts et ceux de votre interlocuteur. Pour lever des fonds il faut pouvoir fournir une présentation de l’évènement et un budget prévisionnel qui répondront aux 2 questions principales que se posera votre interlocuteur: combien et pourquoi.
    Il faut aussi connaître votre interlocuteur pour orienter votre discours en cohérence avec l’activité de l’entreprise. (cf: Comment et pourquoi faire un budget prévisionnel?)



    Une fois le festival organisé, vous pouvez entamer vos démarches administratives. C'est le dernier point mais aussi le plus important:
     
     
    • Respecter scrupuleusement les réglementations
    Différentes déclarations et autorisations sont à demander pour organiser une manifestation en toute légalité:
    • L’autorisation du Maire. (L’installation d’undébit de boisson temporaire doit également faire l’objet d’une autorisation en mairie.Plus d’infos ici);
    • L’autorisation pour des spectacles occasionnels ou d’essai: lorsqu’une association produit un spectacle vivant, son président ou le responsable désigné par le conseil d’administration doit être en mesure de justifier :
    •  
      • soit d’unelicence  d'entrepreneur du spectacle (activité habituelle)
      • soit d’une autorisation expresse du ministre chargé de la culture (spectacles d’essai)
      • soit de la copie de la déclaration à laPréfecture pour les spectacles occasionnels;
    • L’organisation d’un festival nécessitera dans la majorité des cas l’obtention d’une licence d’entrepreneur de spectacle ou pour le moins une autorisation du ministère de la culture;
    • La déclaration au commissariat de police ou à la gendarmerie;
    • Le service de sécurité: si le public et le personnel dépasser1500 personnes, l’association est tenue de déclarer, au moins 1 mois avant, la mise en place d’un service d’ordre. (Déclaration : nom de l’organisateur, nature de la manifestation, date, heure, capacité du lieu d’accueil, effectif du personnel qu’il soit salarié ou bénévole, le nombre de spectateurs attendus, le détail du service d’ordre et les mesures de sécurité prévues);
    • Les billets doivent être issus d’un carnet à souche, qui peut être demandé à n’importe quel moment par le FISC;
    • Il faut souscrire à une assurance
    • Il faut s’acquitter des droits d’auteur à laSACEM et à la SACD
    Voilà,vous avez les clefs d'un festival en bonne et due forme!
    Si vous êtes organisateur de festival, n'hésitez pas à me compléter ou à partager votre expérience.

    Retrouvez tous les conseils de la communauté Ulule pour savoir comment organiser un évènement.

     Message posté le 03 août 2010 à 16 h 29 (il y a 6 années, 10 mois)
     Message posté le 12 octobre 2010 à 10 h 47

  • #2

    Brs ;

    Je suis entrain de crée un projet,  pour une mise en place d'un festival de musique qui occupera 500000 personnes. 

    Puis-je avoir + d'aide sur des programmes techniques et organisationnels  

     Message posté le 18 août 2014 à 01 h 48 (il y a 2 années, 10 mois)

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