Comment rédiger un dossier de sponsoring ?

  • #1

    Un dossier de mécénat ou de sponsoring doit être le plus clair et synthétique possible. Il doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer le porteur du projet.

    Le dossier de sponsoring est un ensemble. Certaines entreprises reçoivent plus de centaines demandes de mécénat par mois ! Il se doit donc d’être soigné tant au niveau de la présentation que de la structure.

    La présentation du dossier de sponsoring :

    Le dossier doit contenir au minimum 5 pages (sans compter les annexes). 

    Si le dossier contient plus de 5 pages, pensez à faire un sommaire et un résumé de votre projet sur une page. 

    Pensez efficace ! Une présentation de qualité est importante mais inutile d'en faire trop. 

    Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura une chance d’être parcouru. 

    La structure du dossier de sponsoring :

    La  couverture doit reprendre le titre du projet et éventuellement un sous-titre explicatif, parfois le logo de l’association, dates et lieux de l’événement ainsi que le nom et les coordonnées du ou des responsables.  

    Le dossier en lui-même se découpe en 5 parties :  

    1. Présentation du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement, soit tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité (précédentes réalisations etc…) et la fiabilité des porteurs de projet (expérience etc…). 

    2. Présentation du projet : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu, date, durée...). Eventuellement perspectives à venir. 

    3. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description (affiches, dépliants, tickets, spots tv ou radio, etc…) et quantité (nombre d’exemplaires etc..), cible visée,etc... 

    4. Budget présenté dans les grandes lignes :  

    Côté recettes : subsides, aide en nature obtenue, recettes propres, mécénat recherché.

    Côté dépenses : salaires, frais fixes, autres frais divers liés à l’événement.

    La part du mécénat recherché ne doit pas dépasser 10 à 20% du budget total. 

    5. Opportunités de partenariats :

    C’est la partie la plus intéressante pour les entreprises partenaires. Il se doit donc d’être le plus clair, le plus inventif et attrayant possible. 

    Les objectifs, l’intérêt, les souhaits de retombées, les moyens financiers, les modes de décisions, la fonction du responsable sponsoring ou mécénat varient d’une entreprise à l’autre. Il s’agit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte ouverte à la discussion (proposition de formules modulables en fonction de l’interlocuteur). L’idéal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et à long terme. Il faut aussi envisager des suggestions pour des co-sponsors, des sponsors ponctuels ou par projet, ainsi que pour des sponsors en services ou en nature. 

    Il s’agit d’une part de définir les montants recherchés en sponsoring et d’autre part d’énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Les propositions peuvent être adaptées en fonction des souhaits du sponsor.  

    - Annexes : catalogues, revue de presse, Curriculum Vitae, programme, documents promotionnels, photos...

    Les différents types de partenariats à proposer : 

    1. Partenaire majeur/exclusif/structurel 

    Prise en charge de la totalité du montant recherché ou d’un montant conséquent. Association à l’ensemble des activités et éventuellement invitation à participer aux décisions (membre du conseil d’administration, participation aux réunions de travail...) 

    2. Partenaire ponctuel/de projet, sponsor 

    Budgets différents selon la nature de chaque projet. Retombées moindres ou liées au projet uniquement.

     3. Partenaire en service/nature 

    Par exemple pour le transport, les assurances, les matériaux nécessaires, l’hébergement et diverses fournitures. Retombées en fonction de la valeur du partenariat. 

    Les retombées à envisager : 

    1. Visibilité 

    - Logo ou espace réservé au sponsor sur tous les documents promotionnels : affiches, dépliants, invitations, tickets d’entrée, cd-rom, site internet, catalogue, programme, journal ou autre publication, avec le nombre d’exemplaires distribués. 

    - Logo sur les annonces publicitaire (Web, radio ou tv). 

    - Association à la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la conférence de presse, mention dans le communiqué de presse et le dossier de presse. 

    - Présence sur les lieux (panneau, banderole, stand...) 

    - Présence à l’inauguration : prise de parole

      2. Relations Publiques 

      - Visites guidées, nocturnes, mise à disposition de salles de réception pour les  invités du sponsor. 

      - Invitations au vernissage ou autres événements officiels. 

        3. Communication interne

        - Articles et photos dans les publications de l’entreprise 

        - Entrées gratuites pour le personnel 

        - Participation à l’une ou l’autre activité  

        - Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet 

          4. Communication externe 

          - Autorisation pour le sponsor d’utiliser dans sa communication le logo du « culturel » 

          - Cadeau d’entreprise 

          - Catalogue, ouvrage d’art, objet de merchandising ou cd-rom gratuits et/ou à prix préférentiels.    

          - Places, entrées ou programmes offerts.

          A vous de jouer ! Si vous avez de bons exemples de dossiers de sponsoring à nous soumettre (ou au contraire des conseils sur les choses à ne surtout pas faire !), n'hésitez pas, les commentaires sont là pour ça. Un retour de sponsors serait fort intéressant aussi : avis aux amateurs !

           Message posté le 24 décembre 2010 à 18 h 38 (il y a 3 années, 3 mois)
           Message posté le 19 janvier 2012 à 22 h 12

        • #2

           Message posté le 05 janvier 2011 à 17 h 43 (il y a 3 années, 3 mois)

        • #3

          Féliciations pour cet article très intéressant.

          je vous invite également à utiliser deux sites pour vos recherches de sponsors :

          http://www.sportstrategies.com : Premier site spécialisé sur le marketing sportif avec des journalistes professionnels. Plus de 75 000 membres déjà inscrits échange contacts, informations, offres d'emploi ou de stage.

          http://www.sponsor-market.fr : Première place de marché sur le marketing sportif permettant de mettre en relation les clubs et les sportifs avec les sponsors.

           Message posté le 13 janvier 2011 à 17 h 48 (il y a 3 années, 3 mois)

        • #4

          Merci pour le partage !

           Message posté le 13 janvier 2011 à 18 h 08 (il y a 3 années, 3 mois)

        • #5

          Bonjour,

          Dans le cadre de mes études, je dois former une associations, donc cela implique de chercher des sponsors pour le financement de cette dernière. Je tiens donc à vous remercier pour votre partage qui nous a été très utile.

           Message posté le 24 octobre 2011 à 12 h 29 (il y a 2 années, 5 mois)

        • #6

          Bon courage Kevin !

           Message posté le 24 octobre 2011 à 14 h 07 (il y a 2 années, 5 mois)

        • #7

           Message posté le 19 juin 2012 à 16 h 06 (il y a 1 année, 10 mois)

        • #8

          Bonjours, pencé vous qu'il vaut allez voir directement les entreprises pour leur montrée le projet ou alor il faut envoyée par mail. Vaut t'il mieux écrire les dossiés a la main ou l'on peu imprimée sachant que j'aurai plein d'entreprise a allée voir.

           

          Merci d'avance pour vos réponce

           

          Flow

           Message posté le 28 juin 2012 à 21 h 55 (il y a 1 année, 9 mois)

        • #9

          Flooriianlc, l'idéal est d'envoyer par mail, par la poste, téléphoner pour accuser la réception et se présenter Car l'entreprise peut te rencontrer et avoir les idées clairs ( venant de ta part ) sur le projet :)

           Message posté le 02 décembre 2012 à 16 h 24 (il y a 1 année, 4 mois)

        • #10

          Merci pour tes ces infos j ai pris le poste au seins du comité de mon club de foot américain et faut que l on trouve des sponsors pour la saison 2013 

          deux questions 

          1 quel et la bonne période pour envoye un dossier a un grande entreprise 

          2 faut il utiliser la même ligne de conduite que pour des demandea pour des manifestations 

           

           Message posté le 13 décembre 2012 à 14 h 22 (il y a 1 année, 4 mois)

        • #11

          merci beaucoup pour les informations utiles qui mes aider à préparer mon dossier sponsor

           

           Message posté le 26 janvier 2013 à 13 h 54 (il y a 1 année, 2 mois)

        • #12

          un grand merci à tous pour les infos importantes. J'ai crée dernierement une association pour les recherches et innovations scientifiques et je me demande au sujet du sponsoring, est ce que quelqu'un peut me guider pour la recherche d'un sponsor pour ce type d'activités.

           Message posté le 28 mars 2013 à 12 h 17 (il y a 1 année)

        • #13

          Salut!

          J'ai eu à rédiger un document de sponsoring pour une conférence informatique dont je fais partie du comité d'organisation et je voudrais avoir des critiques. Envoyez moi un mail afin que je puisse vous le transférer. Voici le mien : aloysof1990@yahoo.fr

          Fan Page de la conférence:https://www.facebook.com/InfinityHighTechDays

           Message posté le 30 mars 2013 à 08 h 40 (il y a 1 année)

        • #14

          Super article, j'en avais besoin MERCI !

           Message posté le 24 juin 2013 à 22 h 16 (il y a 9 mois, 3 semaines)

        • #15

          J'ai déposer un dossier sponsoring de l'entreprise étudiante dont je fais parti. Je vous invite à le télécharger au lien suivant. Rubrique EDELI, article mon poste à l'EDELI, lien fin d'article

          http://pierreborowiak.wordpress.com/category/edeli/

          Faites attention sur les lois juridiques entre le mécénat et le sponsoring ce n'est pas la même chose

           Message posté le 09 août 2013 à 16 h 47 (il y a 8 mois, 1 semaine)

        • #16

          J'ai déposer un dossier sponsoring de l'entreprise étudiante dont je fais parti. Je vous invite à le télécharger au lien suivant. Rubrique EDELI, article mon poste à l'EDELI, lien fin d'article

          http://pierreborowiak.wordpress.com/category/edeli/

          Faites attention sur les lois juridiques entre le mécénat et le sponsoring ce n'est pas la même chose

           Message posté le 09 août 2013 à 16 h 47 (il y a 8 mois, 1 semaine)

        • #17
          J'ai déposer un dossier sponsoring de l'entreprise étudiante dont je fais parti. Je vous invite à le télécharger au lien suivant. Rubrique EDELI, article mon poste à l'EDELI, lien fin d'article http://pierreborowiak.wordpress.com/category/edeli/ Faites attention sur les lois juridiques entre le mécénat et le sponsoring ce n'est pas la même chose

           Message posté le 09 août 2013 à 16 h 48 (il y a 8 mois, 1 semaine)

        • #18

          Petit bug pour les publications. J'aimerais les supprimer mais je ne trouve pas le moyen de le faire

           Message posté le 09 août 2013 à 16 h 48 (il y a 8 mois, 1 semaine)
           Message posté le 09 août 2013 à 16 h 56

        • #19

          Bonjour,

          J'ai 19 ans pro-rideuse dans une des plus grosse enseigne de snowboard depuis 5ans ainsi qu’en équipe de France de snowboard.

          Je viens sur ce forum pour obtenir de l'aide car je suis à la recherche d'un ou plusieurs nouveaux sponsors pour continuer, évoluer et financer ma carrière 

          Le seul problème c'est que je ne sais pas du tout comment m'y prendre car je n'ai jamais fait aucune démarche en ce moment quasiment toutes les enseignes de snowboard virent leurs pro-riders donc j'aimerais anticiper au cas où.

          Je pensais voir avec des marques de boissons, bonbons, téléphonies, etc....

          Pouvez-vous m’aider à appuyer des arguments, rédiger un dossier sinon vers qui puis-je me tourner 

          Votre aide me sera précieuse 

          Cordialement

           Message posté le 04 septembre 2013 à 14 h 06 (il y a 7 mois, 2 semaines)

        • #20

          Bonjour,

          Je ne pense pas que nous soyons la plateforme la plus indiquée pour vous guider sur ces questions, néanmoins nous travaillons en partenariat avec la plateforme http://sponsorise.me/ qui elle est spécialisée dans le domaine du sport. Je pense qu'ils seront plus à même de vous répondre et de vous guider sur le sujet. 

          N'hésitez pas à parcourir leur site Internet et à prendre contact directement avec eux. 

          Bien à vous,

          Jean-Daniel. 

           Message posté le 04 septembre 2013 à 18 h 22 (il y a 7 mois, 2 semaines)

        • #21
          Hello! Tout d'abord merci pour ce dossier complet, qui m'est très utile pour le dossier que je réalise au cours de mon stage. Cependant je me demande comment faire un dossier unique et cohérent qui satisfasse un maximum de partenaires potentiels (entreprises, associations, administrations publiques, ambassades et consulats,etc.). Je pense surtout à la définition du coeur de cible pour chaque projet --> Plus on détail de manière précise et rigoureuse la cible, plus cela réduit le champ de sponsors "intéressables", non? Bien cordialement, Votre réponse

           Message posté le 16 décembre 2013 à 19 h 02 (il y a 4 mois)

        • #22

          Salut à tous,

           

          Merci pour les précieux conseils. 

          Je suis personnellement dans la rédaction d'un dossier de sponsoring pour un tour du monde basé sur mon sport, le BMX (Race). J'avais envie de faire un dossier "à la cool" pour être en cohérence avec le projet: je ne vends pas une victoire en coupe du monde, et bien que je ferai mon maximum pour qu'il y ait le plus de retombées possibles pour mes sponsors, il faut dire ce qu'il en est, c'est jamais gagné pour que ce soit rentable pour eux, je pense qu'ils font plus ça pour rendre service à des gens qui ont un projet sympa ... bref, qu'en pensez-vous ? est ce que je devrais plus "traditionnel" ?
           

          Je me demandais aussi si vous quelqu'un sait où est-ce qu'on peut trouver une liste plus ou moins exhaustive d'entreprises, en fonction d'un secteur même ou quoi que ce soit ? Vous trouvez où les adresses mails et les contacts en gros ?

           

          Merci d'avance

           

          Julien Lukie

           Message posté le 26 mars 2014 à 22 h 17 (il y a 3 semaines)

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